Senin, 30 April 2012

Resepsionis

Resepsionis

Resepsionis adalah : orang yg bertugas sbg penerima tamu (di suatu perusahaan, hotel, atau kantor)

Tugas Resepsionis
Tugas sekretaris sebagai resepsionis, yaitu:
1. Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.

2. Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.
3. Mencatat janji-janji untuk pimpinan.
4. Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.


Sifat-sifat yg dimiliki oleh seorang resepsionis : 
  • Persisten. Gigih.
  •  Baik dan ramah.
  • Kenal dengan banyak orang dan tahu posisi mereka di perusahaan.
Contoh pekerjaan resepsionis di bidang perhotelan :

  Sebuah resepsionis hotel adalah orang atau orang-orang yang bekerja di meja depan hotel,
  memberi salam kepada tamu pada saat kedatangan dan membantu mereka dengan masalah selamamereka menginap. Seorang resepsionis hotel juga dapat disebut sebagai petugas meja. Kebanyakanhotel hanya memerlukan resepsionis mereka untuk memiliki ijazah sekolah tinggi atau setara,
 
meskipun beberapa mungkin memiliki gelar sarjana di wilayah seperti bisnis atau manajemen hotel.Dalam hari untuk bekerja hari, seorang resepsionis hotel mungkin akan perlu untuk menjawab
 
telepon ketika tamu-tamu potensial panggilan, untuk menjawab pertanyaan atau mengambil pemesanan. Dia atau dia akan perlu untuk mempertahankan catatan dan mungkin menciptakan danmenjaga sistem pengarsipan, dan menjaga area kerja nya rapi karena itu adalah hal pertama tamu akan
 
melihat saat memasuki hotel. Ketika tamu tiba, resepsionis hotel akan selesai check in proses.Hal ini melibatkan menugaskan kamar untuk tamu, menciptakan kunci, dan menjelaskan
  kebijakan mengenai check-out kali dan setiap makanan sudah termasuk. Resepsionis perlu untuk mempertahankan laci uang tunai dalam rangka untuk menerima pembayaran untuk ruang, baik padakartu tunai atau kredit. Dia juga mungkin perlu mengatur account biaya untuk digunakan para tamuselama mereka menginap, sehingga mereka mampu biaya hal-hal ke kamar mereka, dan membayar semuanya sekaligus pada saat check-out.
Contoh pekerjaan seorang resepsionis :
 
Tugas seorang receptionist hotel adalah : 
1. Menyambut setiap tamu tamu hotel dengan ramah
 2. Menjawab telepon berkaitan dengan informasi akan hotel tersebut 
 3. Memberi bantuan petunjuk akan lokasi tempat yang diminta kepada para pengunjung hotel 
4. Memberikan informasi berkaitan dengan hotel kepada para pengunjung hotel
 5. Mencatat daftar pengunjung hotel berkaitan dengan check in & check out 
6. Data entry akan informasi tamu hotel 
7. Mencatat berbagai informasi yg diperlukan oleh hotel seperti check in check out reservasi dll 
8. Menyortir surat surat yang masuk ke hotel baik kertas maupun elektronik
 9. Memberikan citra + image hotel yg baik dan ramah serta profesional
 10. Memberikan bantuan kepada setiap pengunjung hotel bila diperlukan
 11. Mengamati & melaporkan aktivitas pengunjung hotel yang mencurigakan bila diperlukan 
12. Bagi receptionist shift malam, ada kemungkinan besar dituntut untuk mampu mengerjakan nightauditing dimana ketika malam tiba,

aplikasi kas kecil


KAS
Kas merupakan aktiva yang paling liquid bagi perusahaan yang meliputi uang logam, uang kertas dan pos-pos lain yang dapat digunakan sebagai alat tukar dan memiliki dasar pengukuran akuntansi. Karena hal inilah kas perusahaan harus sangat diawasi penggunaanya untuk menghindari hal-hal yang dapat merugikan perusahaan (Kebocoran pemakaian kas). Kas terbagi menjadi dua yaitu :
  • Kas Kecil : kas yang ada pada brankas perusahaan dan biasanya digunakan untuk pembayaran/pengeluaran perusahaan yang relative kecil.
  • Kas Bank : kas yang dimiliki perusahaan yang disimpan di bank (bilyet/giro)  dan digunakan untuk pembayaran/pengeluaran yang relative besar (menggunakan check)

KAS KECIL
Dalam pemakaiannya kas kecil di perusahaan akan habis/berkurang dikarenakan untuk pembayaran/pengeluaran kas dalam mendukung kegiatan operasional perusahaan. Ada 2 metode akuntansi dalam hal pengisian kembali kas kecil, yaitu :
  • Pengisian kas kecil dengan system imprest : dalam metode ini dana kas kecil akan selalu tetap, sehingga pengisian kembali kas kecil akan tidak melebihi kebijakan perusahaan terhadap jumlah kas kecil (Setelah pengisian kas kecil, saldo kas akan sesuai dengan saldo kas awal)
  • Pengisian kas kecil dengan sistem Fluktuatif : dalam metode ini dana kas kecil dapat berubah/tidak tetap mengikuti kebutuhan operasional perusahaan (dana kas kecil setelah pengisian belum tentu sama dengan dana kas kcil sebelum pengisian kembali)

JURNAL KAS KECIL
Pada sistim imprest, jurnal dibuat pada saat kas kecil akan diisi kembali (mencapai batas minimum) setelah semua transaksi yang terjadi telah diklasifikasikan sesuai dengan buku besar masing-masin transaksi sedangkan pada sistim fluktuatif , jurnal dibuat setiap terjadi transaksi yang menggunakan kas kecil dan pengisian kembali kas dapat dilakukan kapan saja.

KONSEP APLIKASI
Menurut saya pengendalian pengeluaran kas dalam aplikasi ini nantinya akan didasarkan pada anggaran kas yang dibuat (disetting dalam data master). Rincian anggaran ini merupakan perkiraan/rencana pengeluaran yang mungkin/akan terjadi sesuai dengan volume operasional pekerjaan dan telah ditetapkan perusahaan.
  • Sistim Imprest
Pada sistim imprest ini aplikasi akan menjaga batas minimum kas kecil yang ada dengan selalu menampilkan saldo kas dan pengeluaran kas dalam bentuk diagram. Pengeluaran kas akan secara otomatis terklasifikasikan sesuai dengan rekening akuntansi (COA) sehingga buku besar kas akan ter-update setiap saat. Perbandingan data pengisian kas kecil setiap bulan/periode merupakan salah satu laporan dari aplikasi ini yang dapat dijadikan dasar penetuan batas minimum kas kecil dan ketetapan jumlah kas kecil
  • Sistim Fluktuatif
Pada sistim ini aplikasi akan menampilkan fluktuasi kas per hari dalam periode/bulan berjalan, dengan perbandingan rata-rata pengeluaran per hari periode berjalan dibandingkan dengan rata-rata pengeluaran per hari periode sebelumnya. Perbandingan waktu pengisian kas kecil per  bulan/periode nya beserta jumlah pengisiannya akan menjadi salah satu bentuk laporan dalam aplikasi ini.

Secara global, aplikasi ini akan menampilkan evaluasi pemakaian kas kecil dengan cara membandingkan total pengeluaran kas dengan anggaran kas yang telah ditentukan sebelumya. Data akan ditampilkan secara rinci per kode akun sehingga dapat diketahui/ditelusuri jenis pengeluaran yang menyebabkan/mempengaruhi terjadinya varian antara realisasi dengan anggaran. 
  • Tampilan Form Aplikasi Kas Kecil


KETERANGAN :
  • ·       Kas Monitoring

Pada sub bagian form kas monitoring menunjukkan sisa saldo kas per Hi (hari ini) dan tanggal pengisian kas terakhir beserta nominal pengisian kas terakhir dilakukan

  • ·       Fluktuasi Kas

Fluktuasi kas kan menunjukkan data history pengeluaran kas dalam bentuk grafik dimulai pada saat pengisian terakhir sampai dengan saldo kas tanggal hari ini (Hi)

  • ·       Button COA, Anggaran Kas dan button Mutasi Kas

Button COA digunakan untuk setting dan input data rekening transaksi kas kecil, Button Anggaran Kas digunakan untuk input data anggaran nominal kas per rekening (COA) dan button Mutasi Kas digunakan untuk input data pengisian kembali kas kecil dan pngeluaran kas kecil

  • ·       Button Buku Besar Kas

Akan menampilkan laporan dalam bentuk buku besar kas kecil sesuai dengan periode yang telah ditetapkan oleh user.

  • ·        Button Fluktuatif Jurnal

Akan menampilkan rincian jurnal umum kas kecil dengan metode pencatatan kas kecil secara fluktuatif.

  • ·      Button Imprest Jurnal

Akan menunjukkan rician jurnal umum kas kecil dengan metode pencatatan kas kecil secara sistim imprest.

  • ·       Button Monitoring Kas IN

Akan menunjukkan pergerakan data nominal pengisian kas kecil dalam bentuk grafik disertai data tabel statistic pergerakan kas kecil (Average, Median, Modus, nilai tertinggi dan nilai terendah)

  • ·       Button Monitoring Kas OUT

Akan menunjukkan pergerakan data nominal pengeluaran kas kecil dalam bentuk grafik disertai data tabel statistic pergerakan kas kecil (Average, Median, Modus, nilai tertinggi dan nilai terendah)

  • ·       Button Evaluasi Kas

Akan menunjukkan perbandingan antara pengisian dan pengeluaran kas dengan anggaran pengisian dan pengeluaran kas kecil secara total per rekening (COA) disertai dengan rincian history mutasi kas kecil secara detail per transaksi.

  • ·       Button Varian Kas

Akan menunjukkan varian kas kecil per rekening (COA) dalam bentu grafik disertai data tabel statistic varian kas kecil (Average, Median, Modus, nilai tertinggi dan nilai terendah).

pelayanan kepada pelanggan

Pelanggan adalah raja. Melayani seorang pelanggan atau pembeli secara baik adalah suatu keharusan agar pelanggan merasa puas dan menjadi pelanggan setia. Pelanggan merasa puas atas pelayanan anda sedikit banyak akan membuat virus pemasaran terbaik tanpa perintah. Para pelanggan dengan suka rela menceritakan hal-hal yang terbaik atas pelayanan dalam bisnis anda. Dengan beberapa tambahan pelanggan, otomatis akan meningkatkan penghasilan anda. Bisnis anda tidak akan kehilangan pelanggan, tapi akan bertambah banyak. Keterampilan dasar pelayanan terhadap pelanggan dapat diterapkan dalam beberapa strategi pelayanan dalam rangka membangun dan meningkatkan citra positif pada bisnis anda. Langkah-langkah berikut ini merupakan hal-hal yang harus diperhatikan dalam bisnis untuk melayani pelanggan dengan beberapa trik bisnis. Trik Bisnis Cara Melayani Pelanggan dengan Baik : 1. Pusatkan perhatian pada pelanggan Mendengarkan dengan penuh perhatian dan jangan sekali-kali memotong pembicaraan; Perhatikan sikap tubuh anda, bertindak secara tenang dan rileks; Menatap mata pelanggan anda pada saat berbicara dan tersenyum; 2. Memberikan pelayanan yang efisien Melayani pelanggan berikutnya segera setelah selesai dengan pelanggan pertama; Pergunakan waktu seakurat mungkin; 3. Meningkatkan perasaan harga diri pelanggan Mengenali kehadiran pelanggan dengan segera; Selalu menggunakan nama pelanggan sesering mungkin; Tidak menggurui pelanggan, bagaimanapun pandainya anda; 4. Membina hubungan baik dengan pelanggan 5. Dapat menentukan apa keinginan pelanggan

Jumat, 16 Desember 2011

Dana Kas Kecil

DANA KAS KECIL

A .     kas (chas)  
1.     Definisi kas      
kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas digunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan.
2.     kriteria kas kas mempunyai kriteria sebagai berikut :
a.    Diakui secara umum sebagai alat pembayaran yang sah.  
b.    Dapat digunakan ketika diperlukan.  
c.    Penggunaannya bersifat bebas.  
d.    Dikirim sesuai dengan nilai nominalnya.  

3.    contoh kas berikut ini yang termasuk kas :  
a.    Uang kertas dan logam.  
b.    cek dan bilyet giro.  
c.    simpanan dibank dalam bentuk giro.

B.     Definisi kas kecil    
adalah dana yang disiapkan untuk membayar kebutuhan yang segera dan dalam jumlah yang relatif kecil atau dengan kata lain pembayaran ini terlalu kecil bila dibayar dengan menggunakan cek/giro.

C.    Perlengkapan Administrasi Dana Kas Kecil
1.    tahap-tahap pembentukan dana kas kecil beberapa tahapan dalam pembentukan dana kas kecil sebagai berikut.
a.    Menaksir jumlah uang yang diperlukan untuk dana kas kecil. b.    setelah jumlahnya ditentukan, selanjutnya ditarik sebuah cek dan  diberi keterangan untuk dana kas kecil.
c.    Uang yang diperoleh oleh pencairan cek tersebut disimpan oleh  kasir kas kecil.
d.    berdasarkan bukti-bukti transaksi tersebut, pemegang dana kas  kecil membuat laporan pertanggungjawaban dengan menyerahkan buku kas kecil.

D.    perlengkapan/dokumen yang dibutuhkan
1.    jenis peralatan
a.    ukti kas keluar.
b.    cek.
c.    Permintaan pengeluaran kas kecil.
d.    bukti pengeluaran kas kecil.
e.    Permintaan pengisian kembali kas kecil.

2.    Catatan Akuntansi yang Digunakan
a.    Jumlah pengeluaran kas ( Cas Disbursement Journal)
b.    register cek (check Register)
c.    Journal pengeluaran dana kas kecil

E.    Fungsi-fungsi yang Terkait dengan Kas kecil
1.    Fungsi kas    
fungsi kas bertanggungjawab untuk mengisi cek, meminta otorisasi terhadap cek, dan menterahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil.

2.    fungsi pemegang dana kas kecil    
Fungsi dana kas kecil bertanggung jawab terhadap penyimpanan dana kas kecil, pengeluaran dan kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertentu yang ditunjuk, dan permintaan pengisian kembali dana ksa kecil.